Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

Potential Health Club Alphen B.V.
Titaniumweg 139
2401 ML Alphen aan den Rijn
KvK-nummer: 89623983
E-mail: info@potentialhealthclub.nl

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder:

• bezoekers van onze website;
• mensen die contact met ons opnemen;
• mensen die een gratis PHC-analyse aanvragen;
• leads en potentiële klanten;
• leden en klanten met een lopend traject;
• voormalige leden en klanten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Contact- en persoonsgegevens

Wanneer je contact met ons opneemt, een PHC-analyse aanvraagt of klant bij ons wordt, kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum, indien relevant;
• betalings- en factuurgegevens;
• gegevens over je lidmaatschap, afspraken en trainingen;
• IP-adres en technische gegevens over het gebruik van onze website.

Wij gebruiken deze gegevens onder andere om:

• contact met je op te nemen naar aanleiding van een aanvraag;
• een PHC-analyse of andere afspraak in te plannen;
• onze dienstverlening uit te voeren;
• je lidmaatschap of traject te beheren;
• betalingen en administratie te verwerken;
• met je te communiceren over je afspraken en traject;
• onze website goed en veilig te laten functioneren.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij deze gegevens op basis van je verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, je toestemming of een gerechtvaardigd belang.

Contactformulier en Zapier

Wanneer je via onze website contact opneemt of een PHC-analyse aanvraagt, worden de door jou ingevulde contactgegevens via Zapier technisch doorgestuurd naar onze e-mailomgeving.

Via dit formulier vragen wij niet om medische of andere gezondheidsgegevens. Wij verzoeken je daarom om via het contactformulier geen informatie over je gezondheid, blessures, medicatie of andere medische omstandigheden te verstrekken.

Zapier verwerkt de gegevens uitsluitend ten behoeve van het technisch doorsturen van de aanvraag namens PHC.

4. Gezondheidsgegevens

Tijdens een PHC-analyse of gedurende je traject kan het noodzakelijk zijn om informatie te verwerken over je gezondheid, leefstijl en lichamelijke situatie.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• fysieke klachten of blessures;
• relevante medische informatie die je zelf met ons deelt;
• trainings- en beweeggegevens;
• lichaamssamenstelling en metingen;
• voedings- en leefstijlgegevens;
• doelen die betrekking hebben op je gezondheid of lichamelijke situatie.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG en krijgen daarom extra bescherming.

Wanneer hiervoor uitdrukkelijke toestemming vereist is, vragen wij deze toestemming afzonderlijk voordat wij deze gegevens verwerken.

Wij gebruiken gezondheidsgegevens uitsluitend voor de begeleiding en dienstverlening waarvoor ze zijn verzameld. Toegang wordt beperkt tot medewerkers en coaches die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van je traject.

Wij verkopen gezondheidsgegevens nooit en gebruiken deze niet voor commerciële doeleinden van derden.

Wanneer het noodzakelijk is om gezondheidsinformatie te delen met bijvoorbeeld een arts, fysiotherapeut of andere specialist, doen wij dit alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, waar vereist, met jouw uitdrukkelijke toestemming.

Je kunt een gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

5. Testimonials en klantverhalen

Wanneer je ervoor kiest om je ervaring, quote, naam, foto en/of video met PHC te delen voor gebruik op bijvoorbeeld onze website, advertenties of social media, vragen wij daarvoor afzonderlijke toestemming.

Deze toestemming staat los van je lidmaatschap of traject bij PHC.

Waar relevant spreken we met je af:

• welke informatie wij mogen publiceren;
• waar wij deze mogen publiceren;
• of je volledige naam, alleen je voornaam of geen naam wordt gebruikt;
• of foto's en/of video's gebruikt mogen worden.

Je kunt je toestemming voor toekomstig gebruik op ieder moment intrekken. Wij stoppen dan met nieuw gebruik en verwijderen het materiaal waar dit redelijkerwijs binnen onze controle mogelijk is.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• Leads en aanvragen zonder vervolg: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij je eerder om verwijdering vraagt of er een andere geldige reden bestaat om de gegevens langer te bewaren.
• Lid- en trajectgegevens: gedurende de looptijd van je lidmaatschap of traject en daarna zolang dit noodzakelijk is voor administratie, eventuele geschillen of andere gerechtvaardigde doeleinden.
• Financiële en fiscale administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. Voor bepaalde administratieve gegevens geldt doorgaans een fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
• Gezondheidsgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en overeenkomstig de toepasselijke wettelijke eisen.
• Testimonials, foto's en video's: zolang de toestemming geldig is of totdat het gebruik om een andere reden wordt beëindigd.

Wanneer een bewaartermijn is verstreken, verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of anderszins rechtmatig is.

7. Verwerkers en andere partijen

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van externe dienstverleners. Sommige van deze partijen verwerken persoonsgegevens namens PHC.

Dit kunnen onder andere zijn:

• Trainin – voor ledenadministratie, afspraken, boekingen en de bijbehorende PHC-ledenapp;
• Mollie – voor het verwerken van betalingen;
• Zapier – voor het technisch doorsturen van aanvragen vanuit onze website;
• Mailchimp – voor e-mailmarketing en nieuwsbrieven;
• Google Analytics – voor het analyseren van het gebruik van onze website, voor zover hiervoor toestemming is vereist en gegeven.

Met partijen die namens ons als verwerker optreden, maken wij waar vereist afspraken over onder andere privacy, beveiliging, vertrouwelijkheid en de verwerking van persoonsgegevens.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om onze dienstverlening uit te voeren, wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat of wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken.

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens echter buiten de EER verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat en dat passende waarborgen worden toegepast, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder waar toepasselijk het EU-US Data Privacy Framework;
• door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses);
• of een andere wettelijk toegestane waarborg.

Wij beoordelen waar nodig ook welke subverwerkers door onze leveranciers worden gebruikt en welke waarborgen van toepassing zijn op internationale doorgiften.

9. E-mailmarketing

Wij kunnen je e-mailberichten sturen over onze dienstverlening, nieuws, acties of andere commerciële communicatie wanneer wij daarvoor een geldige grondslag hebben.

Wanneer toestemming vereist is, versturen wij deze berichten alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Je kunt je op ieder moment afmelden voor marketingmails via de afmeldlink in de betreffende e-mail.

Serviceberichten die noodzakelijk zijn voor je lidmaatschap, afspraken, betalingen of traject vallen hier niet onder.

10. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Wij onderscheiden onder andere:

• Noodzakelijke cookies: deze zijn nodig om de website goed te laten functioneren en hiervoor is in beginsel geen toestemming vereist.
• Analytische en marketingcookies: wanneer hiervoor wettelijk toestemming vereist is, plaatsen wij deze alleen nadat je via onze cookiebanner toestemming hebt gegeven.

Wanneer je toestemming geeft voor analytische of marketingcookies, kunnen externe partijen gegevens verwerken over het gebruik van onze website.

Je kunt je cookievoorkeuren op ieder moment aanpassen of je toestemming intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Je kunt cookies daarnaast via je browser verwijderen of blokkeren. Hierdoor kunnen bepaalde onderdelen van onze website mogelijk minder goed functioneren.

11. Minderjarigen

Wij verwerken niet bewust bijzondere persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar op basis van hun eigen toestemming wanneer daarvoor volgens de AVG toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist is.

Wanneer toestemming noodzakelijk is, vragen wij deze aan de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Afhankelijk van het systeem en de verwerking kunnen deze maatregelen onder andere bestaan uit:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperking tot medewerkers die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden;
• beveiligde gebruikersaccounts;
• passende authenticatiemaatregelen;
• het beperken van toegangsrechten;
• afspraken over vertrouwelijkheid;
• beveiligingsafspraken met externe verwerkers.

Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen waar nodig en passen deze aan wanneer onze dienstverlening, systemen of risico's veranderen.

Vermoed je dat persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of dat sprake is van een mogelijk datalek? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via info@potentialhealthclub.nl .

13. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, onder andere het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je persoonsgegevens over te laten dragen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Je kunt hiervoor contact opnemen via info@potentialhealthclub.nl .

Wij reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek. In complexe situaties kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Wij informeren je wanneer dit het geval is.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij je vragen om aanvullende informatie waarmee wij je identiteit kunnen controleren.

14. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij kunnen proberen het probleem op te lossen.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Vragen

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop PHC persoonsgegevens verwerkt?

Neem dan contact met ons op via:

Potential Health Club Alphen B.V.
Titaniumweg 139
2401 ML Alphen aan den Rijn
E-mail: info@potentialhealthclub.nl

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, systemen, leveranciers of wet- en regelgeving veranderen.

De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt gepubliceerd op onze website.